Kovo mėn. Vilniaus universiteto Komunikacijos fakultete lankėsi ir net du savaitgalius iš eilės su studentais susitiko Karolis Skanas, šiuo metu kompanijoje „Hollister Incorporated“ atsakingas už operatyvinės veiklos modelio vystymą ir įgyvendinimą. Karolio Skano interesų sritys susiję su verslo procesų kūrimu, standartizavimu, jų optimizavimu ir įgyvendinimu. Susitikimo su studentais metu Karolis Skanas pasidalijo patirtimi, kas yra verslo procesai ir kaip jie kuriami bei įgyvendinami praktiškai. Po kviestinio svečio pranešimų ir praktinės užduoties, studentams pateikus puikius atsiliepimus, nusprendėme pakalbinti Karolį ir sužinoti daugiau.
– Verslo procesai yra neatsiejami nuo bet kurios organizacijos veiklos. Papasakokite daugiau apie savo patirtį, kuri verslo procesų sritis Jums pačiam yra įdomiausia?
– Praktiškai viską, kas vyksta bet kurioje organizacijoje galime pavadinti verslo procesais. Kokia jų prigimtis, reikšmė ir nauda – čia jau kitas klausimas. Mano darbo sritis – visą organizacijos veiklą apimančių verslo procesų optimizavimas, operatyvinio veiklos modelio vystymas ir diegimas. Kitais žodžiais tariant, sukūrimas bendrinių principų ir taisyklių (tam tikro organizacinio skeleto), kaip įmonė funkcionuoja: kaip matuoja savo veiklą, kaip komunikuoja, kaip sprendžia problemas, kaip moko žmones, kaip vykdo gamybines logistines operacijas ir pan. Darydami visa tai su komanda didele dalimi remiamės Lean metodika ir kita, plačiai pripažinta, gerąja praktika. Labai daug dalykų jau yra išrasta, išbandyta, pasitvirtinę – tą reikia išnaudoti. Tą dviratį vis tiek reikės modifikuoti, bet nereikės to daryti nuo nulio.
Pats šioje srityje dirbu bemaž 10 metų. Viskas prasidėjo dar nuo darbo su ES paramos projektais, pagal kuriuos Lietuvos įmonės buvo skatinamos diegti pažangius verslo valdymo metodus taip tampant konkurencingesnėmis užsienio rinkose – teko aplankyti ir vertinti ne vieną tokią įmonę, susipažinti su jų patirtimi. Vėliau atsirado galimybė prisijungti prie „Carlsberg“ kompanijos (Lietuvoje geriau žinomos kaip „Švyturys–Utenos alus“), o šiuo metu dirbu „Hollister Incorporated“ kompanijoje, gaminančioje medicinos priemones. Taip pat vis dar tęsiu seniau pradėtą individualaus įmonių konsultavimo praktiką.
Per šį netrumpą laiką pats sau aiškiai atsakiau, jog man yra įdomiausi „stambūs“, tarpfunkciniai, visą organizaciją apimantys procesai, įmonių strategija. Gal to ir neturėčiau sakyti kaip verslo procesų žmogus, bet nesu linkęs gilintis į smulkias detales, man svarbiausia, jog žmonės savo veiksmus grįstu analize, sveiku protu, logika. Niekada nenoriu pateikti savo nuomonės kaip vienas ar kitas procesas turi veikti konkrečioje komandoje – tam yra tų funkcijų specialistai, kurie detales išmano kur kas geriau nei aš.
– Susitikimo metu kalbėjote apie verslo procesų standartizavimą iš praktinės pusės. Su kokiais dažniausiai pasitaikančiais verslo procesų standartizavimo mitais tenka susidurti?
– Turbūt vienas gajus mitas yra tas, kad standartų gausa padarys verslą labai nelanksčiu, biurokratišku, stabdys inovacijas ir t.t. Tačiau su tuo nesutikčiau, nors toks scenarijus yra įmanomas, jei standartai (bet kokie) diegiami aklai ir nesprendžiant konkrečių problemų – standartizuojama tik tam, kad standartizuoti. Įprastai, tikslingai atliktas kritinių procesų standartizavimas leidžia įmonei veikti stabiliau: aiškiai sustyguoti funkcijas ir jų ryšius, komunikaciją, strategiją. Tai kaip tik įgalina organizaciją greičiau reaguoti į rinkos pokyčius, operatyviai pristatyti (ar keisti) rinkoje naują produktą ar paslaugą, būti atsparesne įvairaus pobūdžio krizėms.
– Jei kalbėtumėme apie kylančius sunkumus, susijusius su standartų taikymu, ką išskirtumėte?
– Vienas iš sunkumų yra nugalėti baimes, susijusias su jau ankščiau minėtais standartizacijos „baubais“, tačiau kitas (ir kur kas komplikuotesnis) – realiai įgyvendinti pokytį, kurį išmintingai parengtas standartas atneštų. Plačiąja prasme standartas privalo būti grįstas susitarimu (ir tai gali būti tiek susitarimas, kuris turi būti įgyvendintas didelės korporacijos mastu, tiek mažytėje komandoje): nuo šiol elgsimės taip ir ne kitaip – kol nesugalvosime dar geresnio būdo kaip atlikti vieną ar kitą darbą. Tada standartą patobulinsime ir pakeisime. Toks susitarimas dažnu atveju reiškia, kad kai kuriems darbuotojams teks keisti savo ilgamečius darbo, komunikavimo ar kitus įpročius. Mes žinome, kad žmonėms keistis nėra taip jau lengva ir tai tampa vienu didžiausių iššūkių, konfliktų ar užsitęsusių projektų priežastimi. Todėl dirbantiems su tokio tipo pokyčiais, standartų kūrimu ar „perbraižymu“ gali tekti apsišarvuoti geležine kantrybe ir užsiauginti storą odą.
– Kaip manote, ar reikalingos Žinių vadybos ir lyderystės studijų programos absolventams verslo procesų modeliavimo žinios? Kokius esminius aspektus akcentuotumėte?
– Mano nuomone, verslo procesai neretai vis dar nesulaukia tiek dėmesio, kiek nusipelnytų. Kitaip tariant, „sulūžusio“ verslo proceso generuojama žala (galinti pasireikšti tiek kaip tiesioginė finansinė žala, tiek, tarkim, talentų netekimu) įmonei dažnai lieka nepastebėta. Kas įdomu – to dažnai nemato ir įvairaus lygio vadovai (lyderiai), nors viena pagrindinių jų užduočių – užtikrinti sklandų komandos darbą, ir sukurti sąlygas, aplinką, kuri įgalintų komanda pasiekti jai keliamus tikslus. Verslo procesų visuma būtent ir nulemia, kokios tos sąlygos ir aplinka bus: klampi, biurokratiška, kelianti stresą, ar priešingai – užtikrinanti sklandžią komunikaciją, atsakomybių ir tikslų aiškumą. Tikiu, kad nemažai daliai studentų vienaip ar kitaip teks susidurti su šiomis temomis jų karjeros kelyje, o įgytos praktinės žinios kaip išgryninti, optimizuoti, vizualiai pavaizduoti verslo procesus, padės jiems spręsti darbines situacijas ir kurti norimą darbo aplinką.
– Kiek mums yra žinoma, jau antrus metus bendradarbiaujate su Vilniaus universiteto Komunikacijos fakultetu ir aktyviai dalijatės savo žiniomis. Kas skatina šią Jūsų iniciatyvą savanoriauti?
– Sunku būtų pateikti vieną atsakymą, bet turbūt dažnas žmogus jaučia tam tikrą vidinę satisfakciją, jeigu jo turima patirtis bei žinios kažkam yra aktualios, įdomios ir naudingos. Turbūt tas prigimtinis dalinimosi malonumas yra viena pagrindinių priežasčių. Galbūt kažkas šias žinias pritaikys praktiškai, taip pastūmėdamas savo komandą ar organizaciją bent mažu laipteliu į viršų ir tai bus puikus laimėjimas mums visiems.
Taip pat man asmeniškai labai smagu padiskutuoti su studentais (dauguma jų jau turi nemenkos darbinės patirties), kaip jie mato verslo procesus, kokia jų patirtis – taip aš praplečiu savąjį akiratį ir žinias apie skirtingas organizacijas ir iššūkius.