Pati vizitinės kortelės sąvoka atsirado jau XIX a., t.y. tais laikais, kai į vizitus buvo žiūrima labai rimtai. Tada būdavo nustatomas tikslus vizito laikas, ir šeimininkai niekada neišeidavo iš namų, jei žinodavo, kad kas nors gali ateiti su privačiu vizitu. Šiais laikais mažai kas norėtų kiekvieną sekmadienį išsipustęs sėdėti išblizgintuose namuose ir laukti, kol kas nors paskambins į duris. Sekmadienio džiaugsmai dabar kitokie. Maža to, iš anksto neaptartą apsilankymą laikome įžūlumu. Todėl dėl kiekvieno vizito reikia susitarti iš anksto.

Praeitą šimtmetį vizitinės kortelės buvo nepakeičiamas dvarininkų luomo atributas. Jas turėjo ir žurnalistai/ literatai, advokatai, gydytojai - visi tie, kurie norėjo, kad jų pažįstamų ratas plėstųsi, kad nauji žmonės sužinotų ir įsimintų jų vardus bei adresus.

Bet kuriame oficialiame susitikime, - tek verslininkų, tiek mokslininkų ar menininkų, - neapsieinama be vizitinių kortelių. Jos tapo mūsų gyvenimo kasdienybe, būtinu atributu prisistatant pačiam ar pasveikinant kitus, reiškiant užuojautą. Jos yra labai patogios, kadangi atlieka kai kurias funkcijas už savininką. Vizitinę kortelę galima paduoti asmeniškai, įteikti per vairuotoją arba pasiųsti paštu.

KEITIMOSI VIZITINĖMIS KORTELĖMIS PROCEDŪRA

Dažniausiai vizitinėmis kortelėmis keičiamasi dalykinių pokalbių metu. Keitimasis jomis prasideda nuo paties svarbiausio delegacijos nario ir vyksta griežtai pagal rangą, todėl iš anksto reikia žinoti, kuris iš svečių yra aukščiausias rangu. Pagal protokolą pirmasis vizitines korteles įteikia atėjęs asmuo. Prisistatydamas rangu žemesnis asmuo įteikia savo vizitinę kortelę rangu aukštesniam, pastarasis atsako tuo pačiu. Jeigu rangu aukštesniam asmeniui labai reikia užmegzti kontaktą su rangu žemesniu asmeniu, jis gali inicijuoti keitimąsi vizitinėmis kortelėmis pokalbio metu - atsiranda pretekstas susitikti ir aptarti rūpimus reikalus.

Nuo to, kaip elgsimės su savo partneriais, oponentais ar kolegomis, priklausys ir jų požiūris į mus bei į mūsų organizacija. Svarbiausia kortelių funkcija - priminti naujas pažintis, pavardes, inicialus, adresus, rangus. Patartina visada turėti savo vizitinių kortelių atsargą. Tai padės sukaupti kitų žmonių kortelių kolekciją – svarbią informacijos bazę.

Į vizitines korteles būtina atsakyti. Tai reiškia, kad jei vizitinę kortelę duoda mums, turime mainais įteikti savąją. Jei atsitinka taip, kad tuo metu (ar apskritai) savo vizitinės kortelės neturime, reikia pasiaiškinti/ kodėl negalime jos įteikti, pavyzdžiui, ,,Kaip tyčia visas išdalinau", „ Pasikeitė mano telefonas, todėl užsisakiau naujas korteles" ar pan. Jei savo kortelės apskritai neturime, nereikia iš anksto ruošti jokių rankraštinių lapelių.

Vakarų Europoje, taip pat bendraujant su japonais, vizitinės kortelės atlieka asmens pažymėjimo vaidmenį. Su vizitine kortele reikia elgtis labai pagarbiai, kaip su pačiu ja įteikusiu asmeniu/ kadangi ji yra alter ego, - ja negalima žaisti; gestikuliuoti.

Vizitinę kortelę būtina įteikti atsuktą tekstu į pašnekovą, kad imdamas jis galėtų perskaityti įrašus. Duodami vizitinę kortelę dar kartą pasakome savo pavardę, t.y. lyg ir antrą kartą prisistatome. Kai bendrauja du vienos tautybės pašnekovai, šio reikalavimo dažnai nepaisoma, kadangi jiems iš esmės nesunku suvokti ir įsiminti kito asmens pavardę. Keblumų gali kilti kitataučiui - jis mato užrašytą pavardę, tačiau ji juk gali būti tariama nevienodai (pvz., prancūzų, anglų, flamandų kalbomis). Šiaip ar taip, pašnekovo pavardę kreipiantis reikia ištarti kuo tiksliau.

Gautoje vizitinėje kortelėje nedarome jokių įrašų. Jeigu pašnekovas nori nurodyti dar vieną savo telefono numerį, reikia leisti jam pačiam jį užrašyti ant savosios kortelės.

Gauta kortelė dedama priešais save ant stalo. Apskritai jas patogu išdėstyti priešais sėdinčių žmonių tvarka – nepainiosime partnerių pavardžių. Vizitinę kortelę galima padėti j jai skirtą vietą (kortelių albumą ar dėžutę) tik išėjus asmeniui. Tačiau jei dalyvaujame ilgai trunkančiose derybose, praėjus 40 min. turime teisę vizitines korteles padėti į joms deramą vietą, pavyzdžiui, į užrašinę, piniginę ar pan. Tokiu gestu pašnekovams tarsi pasakome: ,,Ši kortelė man pati svarbiausia - aš viską padariau, kad ją gaučiau".

Jei kortelėmis keičiamasi draugijoje, reikėtų apdalyti jomis visus, kad niekas nesijaustų pažemintas. Jeigu neturite reikiamo kiekio kortelių, atsiprašykite ir neduokite jų niekam - būtiną informaciją galima užrašyti kitur.

Čia būtų galima paminėti Japoniją - ten įvairiems ritualams teikiamas didelis dėmesys. Japonijoje meishi (verslo kortelėmis) keičiamasi labai ceremoningai. Kortelė įteikiama ir priimama abiem rankomis, įdėmiai skaitoma kelias sekundes, pagarbiai padedama ant konferencijų stalo, o vėliau lygiai taip pat pagarbiai dedama į odinį aplanką. Verslininkas, atvykęs į Ramiojo vandenyno pakrančių regioną, netrunka įsitikinti, kad meishi ceremonija paplito beveik visoje Rytų ir Pietryčių Azijoje, ypač hierarchinėse visuomenėse. Tuose kraštuose galioja nerašyta taisyklė: su vizitine kortele elgiamasi taip pat pagarbiai kaip ir su jos savininku.

Saugokite, kad vizitinės kortelės nesusiteptų ir atrodytų kaip naujos, - jos yra jūsų pačių ir jūsų organizacijos simbolis.

Apdairiai dalykite vizitines korteles (o ir kalbėkite apie darbą) privačiame kokteilių vakarėlyje arba pietaudamas svetimuose namuose ar restorane, antraip paversite vakarėlį tarnybiniu susitikimu. Bet jei kas nors paprašo jūsų kortelės, - įteikite.

Vizitinės kortelės būna:

- asmeninės,

- tarnybinės.

ASMENINĖS KORTELĖS

Iki Pirmojo pasaulinio karo draugų ir pažįstamų lankymas buvo svarbus ir oficialus visuomenės paprotys, o moterims - netgi pareiga. Jei lankomojo asmens nebūdavo namuose, asmuo palikdavo sa vąją lankytojo kortelę prieškambaryje, ant padėklo. Lankytojo kortelės (pranc. cartcs dc visitc) panėšėjo į graviūras, todėl daugeliui jų kaina buvo neįkandama. Nors lankytojo kortelės jau nepopuliarios, tačiau kažin ar jos išnyks visai, - dėl puikios kokybės ir išskirtinės išvaizdos tokią kortelę visuomet galima pridėti prie gėlių ir bet kokios dovanos.

Asmeninės kortelės dažniausiai būna baltos ar kreminės spalvos. Jose vengiama įmantrių raidžių, nesuderinamų su oficialumu.

Asmeninės kortelės būna namų ir darbo. Tarp jų nėra aiškaus skirtumo, dažnai asmeninėse kortelėse pateikiama tiek viena, tiek kita informacija. Vyro, moters, sutuoktinių ir vaiko kortelės truputį skiriasi.

Vyro dažniausiai rašomi visi vardai ir visa pavardė. Jeigu pavardė labai ilga, galima praleisti antrąjį vardą ar trumpinti titulą: Dr., Habil. dr. Šiais laikais vietoj antrojo vardo galima rašyti tik didžiąją raidę. Daktaro asmeninėje lankytojo kortelėje gali būti įrašyta: Dr. Alcksandras Abišala. Tačiau tarnybinėje kortelėje turėtų būti parašyta: ,,Aleksandras Abišala / Fizikos mokslų daktaras. Garbės laipsnis asmeninėje kortelėje nerašomas.

Vieniša moteris lankytojo kortelėje gali įrašyti P-lė arba vien vardą ir pavardę.

Sutuoktinių lankytojo kortelėse dažniausiai nurodomas adresas. Kortelėje rašoma Ponas ir ponia bei vardai ir pavardė. Titulas netrumpinamas, inicialai nevartotini. Jeigu kurio nors iš jų vardas labai ilgas, reikia arba trumpinti titulą, arba rašyti tik inicialus. Jei abu sutuoktiniai profesoriai, kortelėje turi būti parašyta Profesoriai Pšibilskiai arba Profesonai Andronė Pšibilskienė ir Vygintas Pšibilskis. Jei žmona pasiliko mergautinę pavardę, kortelėje rašytina: Dr. Brigita Jonaitytė ir Dr. Arminas Lydeka.

TARNYBINĖS VIZITINĖS KORTELĖS

Tarnybinės vizitinės kortelės paskirtis – priminti, kas jūs esate ir kur jus rasti. Ji siunčiama kartu su pranešimu. Ši kortelė tinka ir prie tarnybinės dovanos (tik ne prie asmeninės).

Tuo atveju, jei kortelė yra ne konkretaus asmens, bet organizacijos, į ją surašoma tokia pažintinė informacija:

a) įstaigos (įmonės/ organizacijos) pavadinimas,

b) jos veiklą nusakanti informacija.

Negalima vienoje kortelėje suplakti asmeninės ir įmonės veiklą apibūdinančios informacijos. Vizitinė kortelė, kurioje šalia informacijos apie įmonės pobūdį nurodoma ir asmens vardas, pavardė, pareigos, neatitinka protokolo reikalavimų.

Daugelyje kompanijų yra įprasta spausdinti dviejų rūšių korteles: darbuotojų ir pačios kompanijos. Jos maketuojamos panašiu, tai kompanijai būdingu, stiliumi.

VlZITINIŲ KORTELIŲ DYDIS

Klasikinis vizitinių kortelių dydis -6x9 cm, tačiau dažniausiai pasitaikantis dydis -5x9 cm. Moterims tinka ir mažesnis formatas -5x8 cm, bet tai nėra taisyklė, - pavyzdžiui, Didžiojoje Britanijoje žmonų vizitinės kortelės būna didesnės negu jų vyrų.

Tiems, kurie tituluojami ckscelencija, leidžiama turėti išskirtines vizitines korteles. Jų dydis, forma, medžiaga yra visiškai neribojama ir nevaržoma, todėl jos gali būti labai originalios. Pavyzdžiui, visiškai normali ir priimtina yra ambasadoriaus A6 formato vizitinė kortelė.

INFORMACIJA VIZITINĖSE KORTELĖSE

Spręsdami, kokią informaciją įrašyti vizitinėse kortelėse, turėtume vadovautis pagrindine taisykle: kuo svarbesnis asmuo, tuo tuštesnė turėtų būti jo vizitinė kortelė. Pavyzdžiui:

Lietuvos Respublikos Prezidentas

Valdas Adamkus

Gavę tokią vizitinę kortelę, matome, kad tai – ypatingas asmuo. Joje nenurodyta nei adreso, nei telefono, tačiau ir viena, ir kita nesunku rasti žinynuose ar telefonų knygose. Kas kita - jaunas žmogus: jis atviras pasiūlymams, ieško kontaktų, informacijos, todėl savo vizitinėje kortelėje būtinai nurodo darbo ir namų adresą, visus telefonus, kuriais tik jį galima surasti, kompiuterinius adresus ir t.t.

Vizitinių kortelių informaciją galima suskirstyti į dvi dalis – pažintinė ir kontaktinę.

Pažintinė informacija vizitinėse kortelėse rašoma iš viršaus į apačią tokia tvarka:

1. Atstovaujama organizacija ar institucija.
2. Vardas ir pavardė.
3. Pareigos. Patartina nurodyti ne tik savo pareigas (pvz., Direktoriaus pnvaduotojas), bet ir konkrečią darbinių interesų sferą ar įgaliojimus (pvz., Direktoriaus pavaduotojas rinkodarai, finansams, personalui ar pan.).

Kontaktinė informacija - adresai, telefonų, faksų, teleksų ir kt. numeriai – rašoma apatinėje kortelės dalyje.

Atstovaujama organizacija

Vardas, pavardė

Pareigos

Adresas Telefonai

Vizitinės kortelės gali būti ir kitokio stiliaus. Jose gali buti išspausdintas vardas, pavardė ir profesija (pvz., Arminas Lydeka / Politologas). Tam tikrose diplomatinių atstovybių darbuotojų vizitinėse kortelėse gali būti rašomos tik pareigos.

Gali būti kortelių, kuriose nurodoma tik vardas ir pavardė. Paprastai tokias turi niekam neatstovaujančios moterys - žmonos. Vyrai tokių kortelių neturi.

Kristina Kozyrovičiene

Tel. 444444

Tokia kortelė teikiama tik kartu su vyro vizitine kortele neoficialių vizitų, pokylių metu, atostogaujant kurorte.

Vardas ir pavardė yra svarbiausia vizitinės kortelės informacija, todėl šie žodžiai turėtų būti ryškiausi, parašyti didžiausiomis raidėmis. Kitų esminių informacijos išdėstymo reikalavimų nekeliama. Šriftą taip pat galima pasirinkti savo nuožiūra. Svarbu, kad jis būtų estetiškas ir aiškus.

VIZITINIŲ KORTELIŲ ŽENKLAI IR SPALVOS

Korteles su valstybės herbu gali turėti valstybės institucijų aukšto rango pareigūnai, pavyzdžiui, prezidentūros, vyriausybės, ministerijų, muitinės darbuotojai, ambasadose dirbantys diplomatai. Valstybės herbas turi būti kortelės viršuje, centre arba kairėje pusėje. Herbas paprastai esti daugiaspalvis, todėl toks jis turėtų būti ir vizitinėse kortelėse, tačiau protokolui nenusižengiama ir tuo atveju, jeigu kortelėje jis perteikiamas nespalvotas.

Tinkamiausia ženklų ir logotipų vieta yra vizitinės kortelės viršuje, kairėje pusėje arba centre. Privačios bendrovės dažnai turi savo logotipą. Jeigu logotipas labai sudėtingas, jis gali būti spausdinamas stilizuotas ne visų originalo spalvų arba visai nespalvotas. Įrašai daromi viena spalva.

Pagal protokolo reikalavimus vizitinių kortelių spalva turėtų būti balta arba švelnaus spalvinio tono. Tačiau verslininkai neprivalo šio reikalavimo griežtai laikytis: jų kortelės gali būti įvairių spalvų - nuo rožinės ar melsvos iki juodos. (Beje, prabangios kortelės spalvingumu paprastai nepasižymi.). Trumpieji lakią vaizduotę ir norintieji savo korteles išpuošti ir išmarginti įmantriais raštais ar piešiniais turėtų būtiapdairūs ir nepersistengti, antraip gresia pavojus susikurti ne vizitinę kortelę, bet karikatūrą, tegu ir labai įdomią bei prabangią.

Valstybės tarnautojams patartina turėti nespalvotas vizitines korteles.

Vizitinė kortelė yra žmogaus įvaizdžio dalis, ji išreiškia ją įteikiančio žmogaus stilių ir skonį ar firmos strategiją. Todėl reikia gerai apgalvoti kortelės spalvą, tipą, šriftą, kad ji tinkamai apibūdintų asmenį ir jo veiklos sritį. Fotografai, dizaineriai ir kitų kūrybinių profesijų atstovai gali sau leisti nukrypti nuo griežtų protokolinių reikalavimų.

KALBOS NIUANSAI

Vizitinės kortelės spausdinamos tiek gimtąja, tiek užsienio kalba (dažniausiai angliškai). Protokolo požiūriu tinkamiausios kortelės yra tos, kurios surašytos tik viena kalba.

Galima turėti daug vizitinių kortelių įvairiomis kalbomis, bet nė vienos iš jų įrašai neturėtų būti surašyti vienoje kortelės pusėje dviem kalbomis.

Dažnai pasilaiko dvipusių kortelių, kurių vienos pusės įrašai yra viena (gimtąja), kitos - kita (užsienio) kalba. Tokios kortelės labai nepatogios techniniu požiūriu, nes vertimas turi būti visiškai autentiškas, t. y. abiejų pusių įrašai negali skirtis dydžiu/ žodžių skaičiumi ir t. t, o jų prasmė turi idealiai sutapti. 0 juk pareigybes, institucijų pavadinimus kartais keblu tiksliai išversti, juoba kad pirmosios dažnai detalizuojamos, pavyzdžiui: bcndrojo skyriaus viršininko pavaduotojas. Versdami akivaizdžiai susidursime su kalbų sistemų nesutapimu.

VIZITINĖS KORTELĖS - ĮVAIRIOMIS PROGOMIS

Vizitines korteles labai praktiška ir patogu naudoti įvairiomis progomis. Sakykim, jeigu serga pažįstamas, kolega, o mums dėl tam tikrų priežasčių neišeina jo aplankyti, galime nusiųsti jam gėlių ir savo vizitinę kortelę. Jeigu sveikiname šalies prezidentą ar kitą labai svarbų asmenį, dovaną su vizitine kortele jam siunčiame per kurjerį. Šios kortelės paliekamos vizito metu, siunčiamos po sėkmingo vizito, pridedamos siunčiant dovanas, suvenyrus, bilietus į koncertą, kvietimus į parodos atidarymą ar savo autorinio darbo pristatymą. Visi svečiai, dalyvavę kviestiniuose pusryčiuose, pietuose ar vakarienėje, turėtų savaitės laikotarpiu nusiųsti savo vizitinę kortelę priėmimo šeimininkams kaip padėkos ženklą (jeigu nenusiuntė padėkos laiško). Mokslo pasaulyje vizitinę kortelę priimta pasiųsti kartu su savo straipsniu, leidiniu. Tačiau norint išreikšti pagarbą ar kitus jausmus, pačiam įteikti savo vizitinę kortelę adresatui nedera.

Yra atvejų, kuomet vizitinės kortelės nedera siųsti arba perduoti per trečiąjį asmenį, - būtina įteikti ją pačiam. Taip dera elgtis, tarkim, pradėjus eiti naujas pareigas ir norint susipažinti su partneriais ar tomis žinybomis, su kuriomis ateityje teks bendradarbiauti. Atvykus į atitinkamą firmą ar žinybą (beje, protokolo požiūriu tai vienintelis atvejis, kai dėl apsilankymo nereikia tartis iš anksto) sekretorei įteikiamas prisistatymo simbolis - vizitinė kortelė užlenktu kairiuoju kraštu arba viršutiniu dešiniuoju kampu (senoji tradicija). Kortelė adresuojama institucijos vadovui, nesvarbu, ar jis tuo metu yra darbo vietoje, ar ne. Tokiu atveju nė viena pusė negarantuoja įvyksiant pažintinį pokalbį. Jeigu institucijos vadovas tuo metu laisvas, pažintinį susitikimą inicijuoja jis.

Vizitinėms kortelėms su užlenktu kraštu (arba kampu) teikiama ypač didelė pagarba. Jeigu tokią vizitinę kortelę pristato vairuotojas, kurjeris arba jeigu ji siunčiama paštu, toks poelgis laikomas šiurkščiu protokolo pažeidimu.

Vizitinėse kortelėse galimi papildomi ranka rašyti sutartiniai įrašai - simboliai. Tokia ,,kalba" labai populiari tarp diplomatų. Minėtieji simboliai yra atitinkamą atvejį nusakančių prancūzų kalbos žodžių pirmosios raidės, užrašomos ranka parkeriu arba pieštuku apatiniame kortelės kampe, kaip antai:

p. r. {pour remercier) - reiškiant dėkingumą. Jei buvome pakviesti į seminarą ar pokylį ir norime padėkoti už kvietimą, nebūtina siųsti laiško, užtenka nusiųsti vizitinę kortelę su šiuo įrašu.

p. f. (pour feliciter) - sveikinant iškilmių proga. Taip dera pasveikinti partnerius šventės, kokios nors sukakties ar kita proga.

p. f. N. A. {pour feliciter Nouvel An) - sveikinant su Naujaisiais metais. Jei partneris jau atsiuntė savo vizitinę kortelę su Naujųjų metų sveikinimu, tinka jam pirma padėkoti ir taip pat jį pasveikinti: p. r. f. N. A. (pour remercier et pour feter le Nouvel An). Atsakyti galima taip pat ir paprasta forma, nusiunčiant vizitinę kortelę su prierašu p. r.

p. c. (pour condoleance) - reiškiant užuojautą. Vizitinė kortelė su tokiu prierašu siunčiama sužinojus apie asmens mirtį, iškilus kokiai nors nelaimei ar esant valstybiniam gedului.

p. p. c. (pour prendre conge) - atsisveikinant, kai išvykstama iš šalies ar miesto (vietoje asmeninio vizito). Tai netiesioginis, neoficialus atsisveikinimas. Į Šią kortelę atsakyti nereikia.

p. p. (pour presenter} - neakivaizdžiai pristatant nauja pareigūną. Vizitinė kortelė siunčiama kartu su šio pareigūno vizitine kortele. Trumpinį p. p. rašo pristatantysis, o ne pristatomasis asmuo. Atsakoma pasiunčiant naujam pareigūnui savo vizitinę kortelę be jokio užrašo.

p. m. [pour memoire) - norint priminti apie susitikimą ar specialų susitarimą.

Į vieną kortelę negalima surašyti dviejų simbolių.

Atsakome tik į vizitines korteles su trumpiniais: p. f., p. f. N. A., p. c. Į kitas atsakyti nereikia.

Vizitinė kortelė yra trumpo laiško pakaitas. Jos niekuomet nepasirašomos, jose nerašoma data. Vizitinės kortelės nesulenktos dedamos į specialų voką, ant kurio ranka arba mašinėle užrašomas adresato vardas, pavardė ir pareigos, ir siunčiamos paštu ar per kurjerį. Pastarasis būdas (kai voką kurjeris įteikia asmeniškai) laikomas didesniu pagarbos ženklu. Adresato pavardės ant voko šiuo atveju rašyti nebūtina.

Kartais į vieną voką galima sudėti kelių asmenų vizitines korteles - pavyzdžiui, vienos misijos diplomatų korteles, siunčiamas ministerijai. Jeigu jos siunčiamos keliems asmenims viename voke, kortelės kairiajame viršutiniame kampe nurodoma pavardė asmens, kuriam toji kortelė adresuota.